Создание и ведение малого бизнеса в России

Кассовый аппарат для ИП и ООО в 2015 году

Нужен ли кассовый аппарат для ИП и ООО

За использование кассового аппарата в предпринимательской деятельности отвечает Федеральный закон от 22.05.2003 г. № 54 – ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

В соответствии с данным законом, ИП и ООО осуществляющие расчеты наличными денежными средствами или принимающие банковские карты, обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ).

Тем не менее, существует ряд исключений, которые позволяют некоторым индивидуальным предпринимателям и организациям вести бизнес без применения кассового аппарата:

  1. Плательщики ЕНВД (ИП и организации), а также ИП применяющие ПСН имеют право не использовать кассовый аппарат. Однако по требованию покупателя или клиента они обязаны выдавать документ подтверждающий прием денежных средств (товарный чек, квитанция и т.д.).

    Данный документ должен предоставляться в момент оплаты и содержать следующие сведения:

    • наименование документа;
    • порядковый номер документа и дату его выдачи;
    • наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
    • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
    • наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
    • сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
    • должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, его личную подпись.
  2. Организации и ИП, которые оказывают услуги населению, независимо от выбранной системы налогообложения имеют право не использовать кассовый аппарат, но при условии выдачи покупателю (клиенту) бланка строгой отчетности (БСО).

    К примерам бланков строгой отчетности можно отнести транспортные билеты, квитанции, билеты в кино, абонементы, талоны, туристические и экскурсионные путевки и так далее.

    Порядок оформления и выдачи бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 г. № 359.

  3. ИП и организации на любой системе налогообложения, могут не использовать кассовый аппарат при осуществлении некоторых видов деятельности.

    Перечень видов деятельности освобожденных от обязательного применения кассового аппарата

    • продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом местной власти. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;
    • продажа ценных бумаг и лотерейных билетов;
    • продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
    • обеспечение питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий (детские сады, школы);
    • торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, и других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других торговых мест, открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
    • разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);
    • продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;
    • торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
    • торговля из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
    • прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;
    • реализация предметов религиозного культа, религиозной литературы и оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний;
    • продажа по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.
    • организации и ИП, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местах (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа) которые указаны в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ;
    • аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность расположенных в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации.

Таблица 1. Обязанность в применении кассового аппарата в зависимости от выбранной системы налогообложения.

Налоговый режим ОСНО УСН ЕСХН ЕНВД ПСН
Кассовый аппарат Обязателен, но при оказании услуг населению можно выдавать БСО Не обязателен, но по требованию клиенту нужно выписывать товарный чек или квитанцию. При оказании услуг населению необходимо выдавать БСО

Требования к кассовому аппарату

Для постановки на учет в ФНС и дальнейшего использования в предпринимательской деятельности можно применять только те модели контрольно-кассовой техники, которые перечислены в государственном реестре.

Определить включена модель в список или нет, можно либо просмотрев сам реестр, либо, проверив во время покупки наличие на корпусе ККМ голографической наклейки «Государственный реестр» текущего года.

Чтобы конкретную модель ККТ включили в государственный реестр, она должна соответствовать определенным требованиям.

Перечень требований к контрольно-кассовой технике для её добавления в государственный реестр

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470 ККТ должна:

  • иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
  • обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
  • обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
  • обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
  • обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
  • эксплуатироваться в фискальном режиме;
  • регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
  • блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
  • иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
  • быть исправной;
  • обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
  • соответствовать образцу, представленному в Министерство промышленности и торговли Российской Федерации при внесении сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
  • иметь паспорт установленного образца;
  • иметь идентификационный знак установленного образца;
  • иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
  • иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.

В государственном реестре помимо перечня разрешенных моделей, также содержится информация по тем реквизитам, которые печатает конкретный кассовый аппарат в кассовом чеке.

Набор этих реквизитов отличается по видам деятельности, поэтому при выборе кассового аппарата советуем обращать внимание, для какой сферы деятельности он предназначен (торговля, оказание услуг, продажа билетов и т.д.).

Обратите внимание, что ешё существуют такие устройства как чекопечатающие машинки (ЧПМ). В их составе отсутствует блок памяти ЭКЛЗ, поэтому они не признаются контрольно-кассовой техникой и не могут быть поставлены на учет в ФНС.

ЧПМ, как правило, используют плательщики ЕНВД и ПСН для выдачи покупателям (клиентам) документов подтверждающих оплату. При чем этот чек должен содержать все необходимые реквизиты (см. выше).

Где купить кассовый аппарат

Кассовый аппарат нельзя купить в обычном магазине компьютерной техники. Его продажей, ремонтом, и дальнейшим техническим обслуживанием занимаются специализированные компании, утвержденные Государственной экспертной комиссией по ККМ.

Эти компании, как правило, имеют свою розничную сеть продавцов и центров техобслуживания (ЦТО), через которые они реализуют кассовые аппарат и проводят их сервисное обслуживание. Стоимость ККТ в таких магазинах составляет от 8 000 до 25 000 рублей.

После покупки ККМ необходимо заключить договор с ЦТО на дальнейшее техническое обслуживание. ЦТО наклеит на кассовый аппарат объемную голограмму «Сервисное обслуживание» и выдаст второй экземпляр договора, без которых постановка ККМ на учет в ФНС невозможна.

Стоимость техобслуживания в ЦТО начинается от 300 рублей в месяц. Кроме этого ежегодно необходимо менять блок памяти ЭКЛЗ. Фискальная память также меняется в случае переполнения. Стоимость замены ЭКЛЗ – от 6 000 рублей (в зависимости от конкретной модели ККМ).

Если вы хотите сэкономить, то можно купить кассовый аппарат уже бывший в использовании (такие ККМ также продаются в ЦТО). Кассовый аппарат БУ обязательно должен быть снят с учета в ФНС и иметь новый блок фискальной памяти ЭКЛЗ. Также обратите внимание на срок его предыдущей эксплуатации так как общий срок работы ККМ не должен превышать 7 лет.

Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции

После приобретения ККМ и заключения договора с ЦТО кассовый аппарат необходимо поставить на учет в ФНС:

  • ИП – по месту своего жительства;
  • ООО – по месту своего нахождения (юридическому адресу главного офиса).

Примечание, если кассовый аппарат планируется использовать не по юридическому адресу организации, то необходимо будет создать обособленное подразделение и уже по его месту нахождения поставить ККМ на учет в ФНС.

В тех случаях, когда у организации несколько обособленных подразделений подведомственных разным налоговым органам, но которые находятся в одном муниципальном образовании, то все ККМ разрешается регистрировать в одной ФНС по вашему выбору.

Шаг 1. Подача необходимых документов

Для регистрации кассового аппарата необходимо предоставить в ФНС следующие документы:

  • заявление о регистрации;
  • паспорт контрольно-кассовой техники (идет в комплекте с ККТ);
  • договор с центром технического обслуживания (ЦТО).

По закону больше никаких документов для регистрации ККМ работники ФНС требовать не имеют права. Однако в некоторых налоговых органах этим правилом пренебрегают и просят дополнительно предоставить:

  • учредительные документы (свидетельства ОГРН и ИНН);
  • документ, удостоверяющий личность заявителя;
  • договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, где будет использоваться кассовый аппарат;
  • документы, подтверждающие покупку ККМ (квитанция, накладная, чек);
  • прошитый, пронумерованный, заверенный подписью и печатью (если есть) журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
  • прошитый, пронумерованный, заверенный подписью и печатью (если есть) журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
  • копия отчетности (декларация, баланс) за последний отчетный период с отметкой налоговой инспекции.

Примечание, если документы для постановки на учет подает представитель, то ему необходимо предоставить доверенность на осуществление регистрационных действий.

Шаг 2. Осмотр кассового аппарата

После подачи документов необходимо согласовать с работником ФНС: дату, место и время осмотра ККМ (обращаем ваше внимание, срок рассмотрения документов не должен превышать 5 рабочих дней). Если кассовый аппарат большой (платежный терминал, банкомат) то вполне возможен выезд работника ФНС по месту нахождения ККМ.

Осмотр и проверка кассового аппарата производится работником ФНС в присутствии заявителя (ИП, руководитель организации или доверенное лицо) и специалиста ЦТО. В процессе осмотра проверяется целостность корпуса ККМ и наличие, на нем знака «Сервисное обслуживание».

Шаг 3. Фискализация и завершение регистрации

После осмотра на кассовый аппарат устанавливается пломба (работником ЦТО) и производится его фискалиация, в ходе которой налоговый инспектор вводит специальный пароль доступа, защищающий фискальную память от взлома.

По завершении фискализации для проверки исправности ККМ работник ФНС отпечатывает кассовый чек на произвольную сумму и проверяет в нем наличие всех необходимых реквизитов (ФИО ИП, наименование организации, ИНН, заводской номер аппарата и т.д.). Если с кассовым аппаратом все в порядке инспектор регистрирует его в своей книге учета.

Далее он делает отметки в паспорте ККТ и учетном талоне, заверяет журнал кассира-операционниста (прошитый, пронумерованный, заверенный подписью и печатью (если есть печать) журнал необходимо принести с собой на осмотр), выдает карточку регистрации ККТ и возвращает документы, прилагавшиеся к заявлению на регистрацию.

После этого кассовый аппарат считается зарегистрированным и его можно использовать в деятельности.

Перерегистрация кассового аппарата

Перерегистрация контрольно-кассовой техники осуществляется в случаях:

  • замены фискальной памяти или накопителя фискальной памяти (ЭКЛЗ);
  • смены адреса места установки контрольно-кассовой техники;
  • изменения ФИО индивидуального предпринимателя или наименования организации;
  • смены центра технического обслуживания (ЦТО).

Для перерегистрации кассового аппарата необходимо обратиться в Налоговую службу, в которой он состоит на учете и предоставить:

Во время перерегистрации требуется присутствие заявителя и специалиста ЦТО. Процесс осмотра и проверки исправности кассового аппарата такой же, как и при его первичной постановке на учет. Отметки об успешной перерегистрации ККМ вносятся в паспорт и учетный талон.

Снятие с учета кассового аппарата

Для снятия с учета необходимо обратиться в Налоговую службу, в которой кассовый аппарат состоит на учете и предоставить:

Снятие с учета производится в течение 5 рабочих дней. Во время снятия специалист ЦТО составляет акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков по форме КМ-2.

В свою очередь работник ФНС делает отметки о снятии с учета ККТ в паспорте, учетном талоне, книге учета и карточке регистрации. После чего заверяет их печатью и выдает на руки заявителю (при этом карточка регистрации остается в ФНС и хранится в течение 5 лет).

Передача данных кассового аппарата в ФНС через интернет

Возможно, вы уже слышали, что Министерство финансов предложило инициативу, согласно которой все кассовые аппараты хотят оснастить технологией передачи данных в налоговые органы через Интернет в режиме реального времени.

Благодаря этой планируемой реформе процесс использования ККТ и взаимодействия с ФНС должен существенно упроститься:

  • регистрация ККТ будет происходить в электронном виде без посещения Налоговой службы;
  • ежегодная перерегистрация кассовых аппаратов будет отменена;
  • сократится количество налоговых проверок (так как операции по ККМ будут полностью прозрачными);
  • должны отменить обязательное техническое обслуживание ККТ.

Также должны сократиться расходы, связанные с приобретением кассовых аппаратов, так как планируется разрешить использовать при денежных расчетах с клиентами свои личные электронные устройства (смартфоны, планшеты и т.д.).

Для того чтобы понять насколько данная инициатива возможна к реализации в современных реалиях, сначала было принято решение провести специальный эксперимент (Постановление Правительства РФ от 14 июля 2014 г. № 657).

Эксперимент проходил на территории г. Москвы, Московской области, Калужской области и Республики Татарстан в период с 1 августа 2014 года по 1 февраля 2015 года. В нем приняли участие все желающие компании и предприниматели.

Всю информацию по данному эксперименту вы можете найти на его официальном сайте.

До 10 марта 2015 года специальная комиссия должна была провести оценку результатов эксперимента и представить соответствующий доклад в Правительство РФ. Пока неизвестно какое решение приняли власти, но вполне возможно, что уже с 2016 года передача данных в ФНС онлайн станет обязательной для всех.

Штрафы за нарушения применения кассового аппарата

Надзор за правильным использованием контрольно-кассовой техники осуществляют работники Федеральной Налоговой службы, которые также вправе выписывать штрафы.

За отсутствие контрольно-кассовой техники, использование кассового аппарата не соответствующего установленным требованиям, а также за нарушение правил регистрации и неправильное применение ККТ предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:

  • для граждан (продавец или кассир) – от 1 500 до 2000 рублей;
  • для ИП и должностных лиц организации (руководитель) – от 3 000 до 4 000 рублей;
  • для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Отчетность по ККТ и кассовая дисциплина

В процессе использования кассового аппарата необходимо оформлять следующие документы:

  1. Акт о переводе показаний и регистрации счетчиков (форма КМ-1) – оформляется при вводе в эксплуатацию нового кассового аппарата, а также в ситуациях, когда обнулились счетчики ККМ (при замене фискальной памяти или другом ремонте в ЦТО).
  2. Акт о снятии показаний счетчиков (форма КМ-2) – оформляется при ремонте кассового аппарата или при его передаче для работы в другую организацию.
  3. Акт о возврате денежных сумм (форма КМ-3) – оформляется при возврате денежных средств покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым чекам).
  4. Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) – оформляется для учета всех операций по кассовому аппарату. Записи в журнале осуществляет кассир по снятым показаниям Z-отчетов. На каждую кассовую машину заводится отдельный журнал.
  5. Журнал по форме КМ-5 – оформляется в организациях, работающих без кассира-операциониста (в случаях установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта).
  6. Справка отчет кассира-операциониста (форма КМ-6) – оформляется кассиром на основании Z-отчета каждый рабочий день (смену). В ней отражаются показания счетчиков ККМ и выручка за день. Отчет вместе с выручкой кассир сдает по приходному кассовому ордеру руководителю организации. В небольших организациях кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка.
  7. Сведения о показаниях счетчиков ККМ (форма КМ-7) – применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (является приложением к справке-отчету кассира-операциониста).
  8. Журнал учета вызовов технических специалистов (форма КМ-8) – ведет специалист ЦТО, который делает записи о проведенных работах. Журнал хранится у руководителя организации.
  9. Акт о проверке наличных средств кассы (форма КМ-9) – оформляется в случае внезапной проверки со стороны контролирующей организации с цель проверки фактического нахождения наличных денежных средств в кассе.

Обратите внимание, помимо отчетных документов по кассовому аппарату, всем ИП и организациям при осуществлении наличных денежных расчетов необходимо соблюдать правила кассовой дисциплины.