Создание и ведение малого бизнеса в России

Справка по форме 2-НДФЛ: бланк и образец заполнения

Бланк справки 2-НДФЛ

Скачать актуальный бланк справки по форме 2-НДФЛ вы можете на этой странице.

Рекомендации по заполнению

Поле – «Признак справки»

Во всех справках 2-НДФЛ, которые сдаются к 1 апреля, необходимо ставить признак 1.

Признак 2 ставится только в тех случаях, когда налоговый агент хочет сообщить в инспекцию о невозможности удержать НДФЛ в 2014 году (такие справки необходимо сдать до 31 января 2015 г.).

Поле – «Код ИФНС»

Узнать код налогового органа можно при помощи этого сервиса.

Поле 1.3 – «Код ОКТМО» (вместо кода ОКАТО)

В справках 2-НДФЛ за 2014 год необходимо вместо кода ОКАТО писать код ОКТМО. Причём нужно указывать код того муниципального образования, в котором сотрудник получал доходы.

Обратите внимание, если код вашей компании состоит из 8 цифр, тогда при заполнении справки 2-НДФЛ, вместо последних трёх символов необходимо ставить прочерки. Узнать код ОКТМО можно при помощи этого сервиса.

Поле 2.2 – «Фамилия, имя, отчество»

Если сотрудник в отчётном налоговом периоде сменил фамилию, тогда в справке 2-НДФЛ за этот год необходимо указывать его новую фамилию.

Обратите внимание, в такой ситуации при проверке документов у налоговиков нередко возникают вопросы т.к. в инспекции, как правило, отсутствуют сведения о новой фамилии человека. Поэтому от работодателя дополнительно могут потребовать копию паспорта сотрудника.

Поле 2.3 – «Статус налогоплательщика»

Если сотрудник является налоговым резидентом РФ (пробыл на территории России 183 и более календарных дней) тогда необходимо указывать статус 1, а в разделе 3 писать ставку 13%.

Если сотрудник не является налоговым резидентом РФ (пробыл на территории России менее 183 календарных дней) тогда необходимо указывать статус 2, а разделе 3 писать ставку 30%.

Поле 2.5 – «Гражданство (код страны)»

Для граждан России необходимо указывать код 643.

Узнать коды других стран можно при помощи этого классификатора.

Поле 2.6 – «Код документа»

В этом поле необходимо указать код документа удостоверяющего личность сотрудника. Для российских паспортов это код 21.

Бывают случаи, когда работник имеет действующий паспорт СССР в такой ситуации необходимо указывать код 91 («Иные документы»). Со всеми кодами документов можно ознакомиться на этой странице.

Поле 2.8 – «Адрес сотрудника в РФ»

В этом поле необходимо указать адрес постоянной регистрации сотрудника по месту жительства. Адрес временной прописки в справке 2-НДФЛ указывать не нужно.

Поле 2.9 – «Адрес в стране проживания»

Данное поле заполняют только для сотрудников, которые являются нерезидентами или иностранцами.

Раздел 3 – «Облагаемые доходы»

В разделе 3 необходимо последовательно по месяцам заполнить доходы, которые были начислены сотруднику за год.

Условно их можно разделить на две группы: заработная плата и незарплатные выплаты (отпускные, непроизводственные премии, дивиденды и другие доходы не связанные с выполнением трудовых обязанностей).

Коды доходов

По каждому виду дохода необходимо ставить свой код. Например, код по зарплате – 2000, код по отпускным выплатам – 2012 и т.д. С полным перечнем таких кодов можно ознакомиться на этой странице.

Для некоторых доходов код не предусмотрен, в таких случаях необходимо использовать код 4800 «Иные доходы».

Совет — как определить код для премии. Если премия была начислена за производственные результаты – ставьте код 2000, а если она была выдана в честь праздника или юбилея тогда это код 4800 (иные доходы).

Коды вычетов

В разделе 3 предусмотрены поля для отражения вычетов (не путать с вычетами, которые заполняются в разделе 4).

В разделе 3 отражаются только профессиональные вычеты (ст. 221 НК РФ), а также вычеты, предусмотренные ст. 217 НК РФ. Коды таких вычетов можно узнать на этой странице.

Раздел 4 – «Налоговые вычеты»

В разделе 4 отражают стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты, которые предоставлялись сотруднику в минувшем году на работе. С кодами всех таких вычетов можно ознакомиться на этой странице.

Для получения имущественного вычета через работодателя, сотруднику необходимо получить в налоговой службе уведомление и принести его в бухгалтерию. Для отражения сведений по этому уведомлению в справке 2-НДФЛ предусмотрены поля 4.2-4.4.

Раздел 5 – «Общие суммы дохода и налога (НДФЛ)»

В поле 5.1. нужно указать общую сумму дохода, полученную сотрудником за год (сумма всех строк раздела 3).

В поле 5.2. отражается налоговая база (разница между общей суммой дохода и налоговыми вычетами).

В поле 5.3. указывается исчисленная сумма налога (налоговая база x налоговую ставку (как правило, 13%)).

В поле 5.4. указывается сумма налога, которая была удержана с доходов сотрудника.

В поле 5.5. указывается сумма налога, которая была перечислена в бюджет.

В большинстве случаев значения полей 5.3–5.5 должны совпадать. Но иногда бывает по-другому, например, при задержке зарплаты исчислено НДФЛ будет больше чем удержано и перечислено.

Или, например, если по ошибке с сотрудника удержали НДФЛ больше, чем было начислено. В таком случае работодатель обязан вернуть сотруднику излишне удержанный подоходный налог.

Если он не успевает это сделать до срока сдачи справок 2-НДФЛ, тогда в поле 5.6. необходимо отразить сумму не возвращённого сотруднику налога.

Сотрудник получал доходы по разным ставкам

Если в течение года сотрудник получал доходы, которые облагались по разным ставкам, тогда справка 2-НДФЛ всё равно должна быть одна.

В такой ситуации, просто сначала необходимо заполнить пункты разделов 3 и 5 для одной ставки, а после этого уже пункты разделов 3 и 5 для другой налоговой ставки.

Если заполняемые данные не умещаются на одной странице, тогда их можно перенести на следующую страницу, но при этом необходимо в шапке каждой страницы проставить её номер и продублировать данные о налоговом агенте.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ

Ниже приведен образец заполнения справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ:

Образец справки 2-НДФЛ